SECRÉTAIRE MÉDICALE TEMPS PLEIN Centre hospitalier de Soissons - GHT SAPHIR - Soissons (02)

 Descriptif

I - PRESENTATION ET MISSIONS :
Le secrétariat est situé au Centre Hospitalier de Soissons.

Poste à 100 % du lundi au vendredi de 9h à 17h

La secrétaire :

• Accueille et oriente les patients
• Assure la prise des rendez-vous
• Crée et gère les dossiers médicaux des patients
• Assure la frappe et l’envoi des comptes rendus médicaux et le codage

II - CONDITIONS D’ACCES

• Secrétaire médicale
• Etre titulaire de la fonction publique au grade d’assistant médico-administratif

Prérequis réglementaires pour exercer le métier : Connaissance de la bureautique et connaissance de l'environnement médical


III - RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES

1- Relations hiérarchiques :
Direction des Ressources Humaines

2- Relations fonctionnelles :

• Cadre de pôle
• Coordinatrice des secrétariats médicaux
• Equipe médicale, soignante et sociale
• Secrétaires du secteur

3- Relations fonctionnelles externes :

• Secrétaires des services de l’établissement
• Services administratifs, médico-techniques, techniques

4- Relations fonctionnelles extérieures :

• Ambulanciers
• Médecins libéraux
• Autres établissements de santé
• Famille et entourage du patient

IV – ACTIVITES

Fonctions :
Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.)
Gérer, saisir et classer, codage les informations relatives au dossier patient

Activités

• Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
• Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité et/ou la spécialité
• Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...)
• Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)
• Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
• Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
• Tenue à jour du dossier patient
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

Savoir-Faire

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Information générale
Renforcement d’équipe et/ou remplacement ponctuel des autres secrétaires en cas de congé, de disponibilité ou de pic d’activité survenant dans tous les services médico-administratifs, médico-techniques, sociaux et administratifs du Centre Hospitalier (consultations, hospitalisation, laboratoire, imagerie, direction, etc…)

Connaissances requises
Connaissances détaillées :

• Pratique et théorique en Bureautique,
• Codage des actes,
• Communication,
• Droit des usagers du système de santé,
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• Réglementation des archives

Connaissances générales en Secrétariat
Connaissances approfondies en Vocabulaire médical (terminologie)

Informations complémentaires
Relations professionnelles les plus fréquentes :

• Equipe médicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients
• Bureau des entrées (admissions) pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients
• Services médico-techniques de l'établissement pour la réalisation d'examens complémentaires

V – COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

1- Compétences :

• Connaissance de la terminologie médicale
• Maitrise des outils informatiques : Easily, WEB100T, Virtual Archive, Pastel
• Frappe rapide et efficiente
• Bonne orthographe
• Bonne élocution

2- Qualités et capacités :

• Capacité d’organisation et autonomie
• Sens des priorités
• Capacité à travailler dans un environnement sollicité
• Rigueur et efficacité
• Discrétion professionnelle
• Capacité à travailler en équipe
• Etre accueillante et avoir le sens de l’écoute
• Savoir gérer son stress et ses émotions
• Capacité d’adaptation aux différentes organisations médicales
• Savoir soigner sa présentation

VI – EXIGENCES SPECIFIQUES DU POSTE

Remplacement des autres secrétaires en cas d’absence


VII – EVOLUTION DU POSTE

• En fonction de l’activité, du projet de l’établissement
• En fonction du projet professionnel de l’agent

Conditions

(Pour postuler à cette offre vous devez être fonctionnaire titulaire)

Personne à contacter
Les dossiers de candidature sont à faire parvenir à

Centre Hospitalier de Soissons
Monsieur Yannick GIRAULT
Directeur des Ressources Humaines
46 avenue du Général De Gaulle
02200 SOISSONS

ou par mail à secretariat.drh@ch-soissons.fr

Fédération Hospitalierère de France

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