Descriptif
A- Présentation et missions du service
Suite à la réforme du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) entrée en vigueur depuis le 1er janvier 2018, le Centre Hospitalier de Soissons est désigné comme l’établissement support du GHT SAPHIR et assure la fonction achat du Centre Hospitalier de Château-Thierry, établissement partie.
La Direction des Ressources Economiques et Logistiques comprend :
B- Conditions d’accès
C- Relations hiérarchiques et fonctionnelles
1. Relations hiérarchiques
2. Relations fonctionnelles
D- Activités
Les missions afférentes à ce poste portent sur deux périmètres d’activités qui sont l’approvisionnement et la passation des marchés publics qui s’inscrivent dans le processus achats.
1 - Fonctions et missions du gestionnaire achats à 50%
Hôtellerie (hors produits d’entretiens, d’hygiène corporelle et alimentation) – équipements et fournitures générales - équipements généraux (hors environnement patient et soins) – informatique – prestations générales (hors RH et finances) – véhicules non médicaux – travaux et prestations techniques
2 -Fonctions et missions du gestionnaire marchés publics à 50%
Le gestionnaire marchés publics est en charge du suivi et de la mise en œuvre des marchés.
E- Compétences et qualités requises
1. Compétences
2. Qualités et capacités
F- Exigences spécifiques du poste
Correspondances statutaires éventuelles :
Type de contrat : Adjoint administratif, catégorie C, ouvert aux titulaires ou contractuels
Durée hebdomadaire du travail : 100%
Suite à la réforme du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) entrée en vigueur depuis le 1er janvier 2018, le Centre Hospitalier de Soissons est désigné comme l’établissement support du GHT SAPHIR et assure la fonction achat du Centre Hospitalier de Château-Thierry, établissement partie.
La Direction des Ressources Economiques et Logistiques comprend :
- Une unité de secrétariat et comptabilité, et une cellule équipement, investissements et marchés.
- 2 assistantes (dont 1 régisseur et un mandataire suppléant) ;
- 3 agents au service comptabilité ;
- 1 agent chargé des marchés (intégré à la cellule des marchés du GHT « SAPHIR ») ;
- 1 agent chargé de l’équipement et de l’’investissement.
- L’unité de restauration
- L’équipe de sécurité incendie
- La blanchisserie
- Le service espaces verts et salubrité
- Le magasin général
- Le vaguemestre
- La reprographie / communication
- L’équipe centralisée d’hygiène des locaux
- Le standard et la Gestion des Rendez-Vous téléphoniques
- Contrôle de gestion services économiques GHT
B- Conditions d’accès
- Bac +2 souhaité.
C- Relations hiérarchiques et fonctionnelles
1. Relations hiérarchiques
- Directeur adjoint chargé du pôle ressources physiques du centre hospitalier de Soissons et Directeur Achat du GHT.
- La responsable Achats GHT
2. Relations fonctionnelles
- Les membres de l’équipe de direction : DRH, DAM et Stratégie, direction des ressources financières et matérielles, DSIRMT – qualité, DSIO, responsable des ressources techniques et du patrimoine.
- Les services prescripteurs de l’établissement.
- Les experts-métier acheteurs
- Les fournisseurs
D- Activités
Les missions afférentes à ce poste portent sur deux périmètres d’activités qui sont l’approvisionnement et la passation des marchés publics qui s’inscrivent dans le processus achats.
1 - Fonctions et missions du gestionnaire achats à 50%
- Niveau de responsabilités
- Gestion et suivi des maintenances et achats
- Gestion et suivi des marchés
- Régie des recettes et des avances
- Gestion et suivi des stocks
- Suivi des comptes non médicaux des champs d’actions concernés
- Gestion et suivi des maintenances et achats non médicaux
Hôtellerie (hors produits d’entretiens, d’hygiène corporelle et alimentation) – équipements et fournitures générales - équipements généraux (hors environnement patient et soins) – informatique – prestations générales (hors RH et finances) – véhicules non médicaux – travaux et prestations techniques
- Gestion et suivi des marchés
- Participation à la mise en œuvre des marchés élaborés par la direction d’achats de territoire (GHT SAPHIR)
- Participation aux recensements des besoins
- Saisie du marché dans le logiciel administratif de commandes
- Exécution et suivi du marché : engagement et suivi de la commande, réception, traitement et archivage des factures
- Participation à l’harmonisation, au niveau du GHT, des libellés des marchés, des nomenclatures achats, des imputations comptables, etc.
- Traitement des demandes des services
- Réception de la demande
- Coordination de l’information auprès du responsable Achats pour validation de la commande
- Demande devis et /ou contact
- Gestion et suivi de la commande
- Réception, traitement et archivage des factures
- Gestion et suivi des stocks
- Inventaire régulier des stocks de consommables informatiques
- Réapprovisionnement du stock des consommables informatiques, textiles à usage unique, papeterie
- Réception des demandes des services et transmission au magasin pour livraison
- Suivi des comptes non médicaux des champs d’action concerné
- Concernant les comptes qu’il gère l’agent recense les besoins, commandes et suivi financier.
- Suivi rigoureux de ses comptes
- Engagement autant que possible des commandes à l’année
- Signalement de tout dérapage ou risque de dérapage
- Participation à la cellule dépenses engagées
- Réalisation de requêtes sur MAGH2
- Gestion et suivi de l’actif
- Transfert et sortie d’actif
- Transfert du compte provision sur compte définitif
- Etablissement de la fiche d’inventaire
- Etablissement de certificats administratifs
- La gestion économique et financière (GEF)
- Création des marchés dans MGH2
- Saisie des lots dans MGH2
- Saisie fournisseurs
- Saisie des montants et des délais de reconductions
- Saisie des références des produits en lien avec les acheteurs
- Mise en ligne des pièces des marchés pour le transfert à la trésorerie publique : acte d’engagement, CCAP, CCTP, offre de prix, RIB fournisseurs, courriers de notification, décision d’attribution en lien avec la cellule des marchés
- Gestion des actions sur marchés en lien avec la cellule des marchés
- Gestion des modifications sur marchés en lien avec la cellule des marchés…
- Création des nouveaux fournisseurs
- Suivi des changements affectant les fournisseurs : changement de RIB, de raison sociale, d’adresses…
- Mise à jour des marchés dans le logiciel : résiliation, cession, fin de marché,
- Aide à la rédaction des tableaux d’analyse des marchés
- Aide à la rédaction des tableaux de suivi des marchés
- Aide au contrôle et relève des prix des marchés…
- Passation des commandes dans MAGH2
- Réception des commandes
- Recherche analytique dans le logiciel Pastel
- Suivi par UF des données sous format Excel
- Espaces verts et restauration.
2 -Fonctions et missions du gestionnaire marchés publics à 50%
Le gestionnaire marchés publics est en charge du suivi et de la mise en œuvre des marchés.
- Ses missions principales sont les suivantes :
- Service des marchés : courrier, téléphone, mails, accueil
- Rédaction d’avenant, certificat administratif, acte de sous-traitance
- Suivi et gestion des reconductions de marchés, des échanges avec les fournisseurs
- Notification aux fournisseurs
- Suivi des reconductions de marchés en lien avec les services acheteurs
- Suivi des ajustements tarifaires
- Formalisation des pièces administratives – rédaction du DCE (CCAP, RC, AE, Annexes …)
- Création des marchés dans la GEF/MAGH2/EPICURE WEB
- Suivi des marchés issus des centrales d’achat (RESAH, UNIHA, UGAP, GCS GRAM)
- Rédaction des courriers de résultats aux candidats retenus et non retenus
- Traiter les demandes d’information des fournisseurs
- Suivre le calendrier des marchés de la filière concernée et en rendre compte au Responsable Achats
- Tenir à jour la liste des étapes fonctionnelles et juridiques requises pour la réalisation des marchés et en assurer le suivi (Alerter le Responsable Achats du risque de non -respect des étapes et/ou des échéances)
- Tenir à jour la liste des pièces administratives requises pour la passation des marchés et en assurer le suivi (Alerter le Responsable Marchés en cas d’absence ou de non-conformité des pièces)
- Assurer la traçabilité des différentes étapes et rendre compte au Responsable Achats du déroulement de la procédure
- Alimenter les tableaux de suivi relatifs aux marchés publics
- Gérer l’archivage des documents
- Assurer la communication auprès des acteurs de la fonction Achat.
E- Compétences et qualités requises
1. Compétences
- Formaliser les marchés selon la réglementation en vigueur
- Maitrise de la gestion comptable et budgétaire souhaité
- Création et analyse des tableaux de bord
- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
- Evaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents, et ou rapports, pièces de marchés
- Appliquer une procédure, une réglementation spécifique à son domaine d’activité
- Utiliser des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook Exchange)
2. Qualités et capacités
- Capacité de synthèse et d’analyse
- Qualité de rigueur et sens de l’organisation
- Bonne capacité rédactionnelle
F- Exigences spécifiques du poste
- Capacité au travail en équipe et en réseaux
- Capacité d’écoute, de dialogue, sens de la diplomatie
- Sens de la discrétion et du reporting
- Réactivité et disponibilité
Correspondances statutaires éventuelles :
Type de contrat : Adjoint administratif, catégorie C, ouvert aux titulaires ou contractuels
Durée hebdomadaire du travail : 100%
Personne à contacter
Les dossiers de candidatures sont à faire parvenir à :
Centre Hospitalier de Soissons
Monsieur Yannick GIRAULT
Directeur des Ressources Humaines
46 avenue du Général De Gaulle
02200 SOISSONS
ou par mail à secretariat.drh@ch-soissons.fr
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