La résidence « SAINT GEORGES » située à COEUVRES ET VALSERY (02), joli village entre Compiègne et Soissons dans l'Aisne, est une résidence privée et médicalisée.
Dans ce bâtiment classé monument historique qui a su traverser les siècles, la convivialité et la modernité sont de mise ; l’équipe en place veille au bien-être des 110 résidents, qui sont au centre de toutes les attentions.
Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) Secrétaire de Direction (H/F) - CDI - Temps plein - pour une prise de poste dès que possible /!\
Avantages : 1 911€ bruts mensuels + prime SEGUR + repris d'ancienneté + formation + mutuelle.
Objectifs :
Accueillir, informer et orienter les résidents, les familles et les visiteurs physiquement et téléphoniquement.
Participer à la gestion administrative du personnel en collaboration avec la Direction.
Participer à la gestion commerciale de l’établissement.
MISSIONS
Gestion de l’accueil physique et téléphonique
Promouvoir l’image de l’établissement et assurer un accueil téléphonique et physique de qualité, avec respect et discrétion
S’assurer que le lieu d’accueil est chaleureux
Assurer aux résidents et à leurs familles la qualité d’écoute et la disponibilité nécessaire
Tenir à jour une liste téléphonique des résidents présents
Transmettre le standard ou transférer les appels en fin de poste
Orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques
Informer sur le règlement de fonctionnement de l’établissement
Aider les familles dans la constitution des dossiers administratifs
Activités administratives
Veiller à l’affichage des programmes d’animation et des menus
Gérer les commandes et les stocks de matériels de bureau
Collecter les factures fournisseurs, les vérifier et les transmettre à la Direction
Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis pour l’établissement et pour les résidents
Classer, ranger, archiver les divers courriers et documents
Réaliser divers travaux de secrétariat
Activités commerciales
Informer, conseiller les familles des résidents
Accompagner les familles pour les visites et orienter les clients en fonction des taux d’occupation
Réaliser une prospection téléphonique ciblée
Constituer un réseau de prescripteurs pour l’établissement
Assurer la communication externe sur les évènements de l’établissement
Assurer le suivi du taux d’occupation (TO) du site
Gestion administrative du personnel
Ouverture et mise à jour des dossiers du personnel
Accueillir et participer à l’intégration des nouveaux collaborateurs
Organiser et suivre les visites médicales des salariés
Participer au recrutement du personnel
Participer au suivi des absences et assurer partiellement la gestion des plannings, des remplacements et des échanges d’horaires en accord avec la Direction
Tenir à jour le répertoire des coordonnées du personnel, de l’établissement, de la Direction, des différents intervenants et de l’organigramme
Vérification, correction et contrôle des bulletins de salaire
Participer à d'autres activités/projets RH, en fonction des activités du service et des sujets en cours
Communication interne
Assurer le relais concernant la transmission des informations entre les salariés, les différents services de l’établissement et du siège
Participer à l’organisation des réunions
Veiller à la bonne application du règlement de fonctionnement de l’établissement
Réaliser l’affichage des divers documents à destination des résidents, de leurs familles et de visiteurs
Politique de bientraitance de l’établissement
Garantir le respect de la politique de Bientraitance de l’établissement
Signaler tout fait pouvant être considéré comme maltraitant et assurer la mise en œuvre et le suivi des actions correctives
Participer à la formation, l’information et la sensibilisation des usagers
Savoir faire
Maitriser les outils informatiques et les logiciels internes
Avoir une bonne aisance au téléphonique
Tenir compte des impératifs de gestion
Informer et former le personnel remplaçant à l’accueil et au standard
Travailler en équipe
Savoir être
Rigueur
Sens du relationnel auprès des équipes et des résidents
Sens de l’organisation
Capacité d’initiative
Capacité d’écoute et d’adaptation aux situations
Faire preuve de disponibilité
Professionnalisme
Discrétion et confidentialité
Residence retraite Saint Georges
Médicharme, créé en 2015, est spécialisé dans la gestion et l’exploitation des établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes et non-dépendantes. Acteur reconnu, nous exploitons aujourd’hui 23 établissements en France de type EHPAD, Foyer Accueil Médicalisé et Résidences Services Séniors.
Médicharme se veut un acteur de proximité respectueux des particularismes locaux et offrant aux résidents la continuité d'une existence digne et paisible. Les structures sont toutes animées par un personnel dévoué vivant le "bien vieillir" au quotidien dans chaque geste médical, chaque attention contrant une dépendance naissante.
Médicharme ambitionne compter rapidement parmi les plus importants gestionnaires d’établissements de soins en France. D’ici la fin de l’année, notre projet est de proposer 1400 lits et 1500 supplémentaires à l’horizon 2022.
Coeuvres-et-Valsery
Bac pro ou BUT
Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)
CDI
Secrétaire / secrétaire de direction
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