Descriptif
A- Présentation et missions du service
Le secrétariat est situé au 1er étage du Centre Hospitalier de Soissons ; il est composé de 3 secrétaires.
La secrétaire des consultations de gynécologie obstétrique :
B- Conditions d’accès
C- Relations hiérarchiques et fonctionnelles
1. Relations hiérarchiques
2. Relations fonctionnelles
D- Activités
E- Compétences et qualités requises
1. Compétences
2. Qualités et capacités
F- Exigences spécifiques du poste
G- Evolution du poste
Le secrétariat est situé au 1er étage du Centre Hospitalier de Soissons ; il est composé de 3 secrétaires.
La secrétaire des consultations de gynécologie obstétrique :
- Accueille et oriente les patients lors de la consultation publique et privée ;
- Assure la prise des rendez-vous post consultation ;
- Crée et gère les dossiers médicaux des patients ;
- Assure la frappe et l’envoi des comptes rendus médicaux ;
B- Conditions d’accès
- Assistante médico-administrative, Adjoint administratif stagiaire ;
- Candidatures extérieures.
C- Relations hiérarchiques et fonctionnelles
1. Relations hiérarchiques
- Direction des Ressources Humaines
- Coordinatrice des secrétariats médicaux
2. Relations fonctionnelles
- Cadre sage-femme du Pôle FME
- Sage-femme coordinatrice du service des Consultations Externes
- Equipe médicale, soignante et sociale
- Secrétaires du secteur
- Secrétaires des services de l’établissement
- Services administratifs, médico-techniques, techniques
- Ambulanciers
- Médecins libéraux
- Autres établissements de santé
- Famille et entourage du patient
D- Activités
- Gestion des dossiers avec :
- Création des listes et demandes des dossiers (logiciel Virtual Archives) ;
- Préparation des dossiers des consultations pour le lendemain ;
- Préparation des dossiers pour les consultations d’anesthésie ;
- Acheminement des dossiers du GDM vers le secrétariat et les unités de soins ;
- Classement et rangement des dossiers « grossesse » de la veille au bloc obstétrical ;
- Prise de rendez-vous informatisée (en public ou en privé) lors d’un accueil physique ou téléphonique (Logiciel Easily) ;
- Prise de rendez-vous pour les mineures au niveau du planning familial ;
- Appel des patientes en cas de modification de rendez-vous afin de proposer une autre date ;
- Gestion des agendas sur informatique (ouvertures, fermetures en fonction de la demande des médecins après validation de la sage-femme coordinatrice) ;
- Accueil des patientes lors d’une consultation privée : vérification de l’identité, adresse, numéro de téléphone, médecin traitant, recueil des documents à remettre au praticien (lettres, résultats…) ;
- Orientation des patientes sur les différentes consultations : visite annuelle ou pour urgence relative, suivi pathologique, échographie, insémination, utilisation du laser, cryothérapie, amniocentèse, rééducation périnéale…
- Explication aux patientes sur le suivi de grossesse (consultation mensuelles, échographies, entretien 4ème mois, préparation à l’accouchement…) ;
- Appel des patientes pour leur communiquer les résultats d’examens lorsque ceux-ci sont normaux. S’il y a problème, le praticien se chargera de contacter la patiente et un courrier sera dicté ;
- Frappe des comptes rendus de consultation, des différents courriers adressés aux médecins référents et des lettres d’accompagnement lors des consultations sur d’autres centres médicalisés (notamment sur Reims) ;
- Gestion des résultats de laboratoire : scanner les résultats signés dans les dossiers médicaux et sortie de dossiers pour envoi de courrier ou d’ordonnance en cas de résultats pathologiques ;
- Mise sous pli et gestion de l’envoi de ces courriers et ordonnances ;
- Envoi de prélèvements spécifiques par Chronopost ou par coursiers ;
- Régisseur du Trésor Public lors de l’encaissement des consultations privées, avec gestion de la caisse à acheminer au coffre ;
- Gestion de la commande de papeterie, d’imprimés et formulaires (enquête alimentaire, livret d’éducation et d’information) ;
- Saisie des actes des praticiens hospitaliers dans WEB100T.
E- Compétences et qualités requises
1. Compétences
- Connaissance de la terminologie médicale ;
- Maitrise des outils informatiques ;
- Frappe rapide ;
- Bonne élocution.
2. Qualités et capacités
- Capacité d’organisation ;
- Sens des priorités ;
- Capacité à travailler dans un environnement sollicité ;
- Rigueur et efficacité ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Etre accueillante et avoir le sens de l’écoute ;
- Savoir gérer son stress et ses émotions ;
- Capacité d’adaptation aux différentes organisations médicales ;
- Faire preuve de discrétion professionnelle
- Savoir soigner sa présentation.
F- Exigences spécifiques du poste
- Poste à plein temps du lundi au vendredi avec amplitude horaire variable de 8H30 à 19H (1/2 h de temps de repas non comptabilisé dans le temps de travail).
- Remplacement des autres secrétaires du pôle en cas d’absence.
G- Evolution du poste
- En fonction de l’activité, du projet de l’établissement ;
- En fonction du projet professionnel de l’agent ;
- Possibilité d’accéder au grade d’AMA par concours.
Personne à contacter
Les dossiers de candidatures sont à faire parvenir à :
Centre Hospitalier de Soissons
Monsieur Yannick GIRAULT
Directeur des Ressources Humaines
46 avenue du Général De Gaulle
02200 SOISSONS
ou par mail à secretariat.drh@ch-soissons.fr
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