Descriptif
A- Présentation et missions
Le secrétariat est situé au 2eme étage du Centre Hospitalier de Soissons ; il est composé de 2 secrétaires.
La secrétaire :
B- Conditions d’accès
C- Relations hiérarchiques et fonctionnelles
1. Relations hiérarchiques
2. Relations fonctionnelles internes
3. Relations fonctionnelles externes
4. Relations fonctionnelles externes
D- Activités
1- Missions quotidiennes
2- Missions hebdomadaires
Préparer les futures hospitalisations :
3- Missions mensuelles
E- Compétences et qualités requises
1- Compétences
2- Qualités et capacités
F- Exigences spécifiques du poste
G- Evolution du poste
Le secrétariat est situé au 2eme étage du Centre Hospitalier de Soissons ; il est composé de 2 secrétaires.
La secrétaire :
- Accueille et oriente les patients
- Assure la prise des rendez-vous
- Crée et gère les dossiers médicaux des patients
- Assure la frappe et l’envoi des comptes rendus médicaux
B- Conditions d’accès
- Secrétaire médicale, Adjoint administratif
- Candidatures extérieures
C- Relations hiérarchiques et fonctionnelles
1. Relations hiérarchiques
- Le directeur de l’établissement
- Le directeur des ressources humaines
2. Relations fonctionnelles internes
- Coordinatrice des secrétariats médicaux
- Cadre de santé du service d’hospitalisation
- Equipe médicale, chirurgicale, soignante, administrative et sociale
- Secrétaires du secteur
3. Relations fonctionnelles externes
- Secrétaires des services de l’établissement
- Services administratifs, médicotechniques, techniques
4. Relations fonctionnelles externes
- Ambulanciers
- Médecins libéraux
- Autres établissements de santé
- Famille et entourage du patient
D- Activités
1- Missions quotidiennes
- Récupérer et ranger les dossiers des patients sortis la veille dans les services de soins
- Vérifier la qualité du classement des documents (par ordre chronologique) dans les intercalaires adéquats du dossier patient
- Récupérer les chariots de dossiers patient deux ou trois fois par jour et les distribuer aux services de soins concernés
- Récupérer la liste des patients arrivés en urgence dans le service de soins et faire la demande informatique des dossiers auprès du GDM (D1 et D2 si nécessaire)
- Éditer les arrêts maladie, les accidents de travail et les bons de transport, selon prescription médicale.
- Frapper les courriers médicaux et les comptes rendus opératoires
- Organiser les rendez-vous de contrôle des consultations externes (programmation et déprogrammation d’une hospitalisation), avec demande de confirmation du bloc opératoire (programmation ou déprogrammation d’une intervention)
- Organiser les transferts de patient en centre de rééducation
- Réceptionner la fiche d’admission des patients à 100% dans le cadre d’une ALD pour signature par le chirurgien
- Tenir à jour l’agenda des hospitalisations de chaque chirurgie à partir de la fiche établie en consultation externe
- Gérer les appels téléphoniques à destination des chirurgiens
- Gérer les rendez-vous des familles avec les chirurgiens
- Réceptionner et transmettre les résultats de laboratoires (infections urinaires)
- Saisir des diagnostics et du codage établis par le chirurgien dans WEB100T
2- Missions hebdomadaires
Préparer les futures hospitalisations :
- Consulter la liste des patients et extraire le listing par chirurgien, par jour et par service
- Recopier le listing sur l’agenda du service
- Demander les dossiers au GDM et/ou aux consultations externes d’anesthésie
- Vérifier que le dossier comporte bien la fiche CPA pour le chirurgien, les résultats d’examens biologiques, la carte de groupe sanguin, la fiche de consultation de chirurgie et/ou rechercher les résultats d’imagerie pour la chirurgie orthopédique/traumatologique
3- Missions mensuelles
- Réaliser un « toilettage » du dossier patient
- Faire le classement des divers courriers/résultats dans le dossier patient
- Rédiger les courriers administratifs liés à la chefferie de pôle, de service, les convocations au conseil de bloc, les conseils utilisateurs de bloc, etc…
- Gérer, avec les chirurgiens les demandes d’éléments du dossier des patients dans le cadre d’une plainte, d’une réclamation ou d’une demande d’expertise
- Gérer les stocks de papeterie
- Organiser les rendez-vous commerciaux des chirurgiens
- Gérer les réservations de la salle de réunion du pôle chirurgie
E- Compétences et qualités requises
1- Compétences
- Connaissance de la terminologie médicale
- Maitrise des outils informatiques : Easily, WEB100T, Virtual Archive
- Frappe rapide et efficiente
- Bonne élocution
2- Qualités et capacités
- Capacité d’organisation et autonomie
- Sens des priorités
- Capacité à travailler dans un environnement sollicité
- Rigueur et efficacité
- Discrétion professionnelle
- Capacité à travailler en équipe
- Etre accueillante et avoir le sens de l’écoute
- Savoir gérer son stress et ses émotions
- Capacité d’adaptation aux différentes organisations médicales
- Savoir soigner sa présentation
F- Exigences spécifiques du poste
- Poste à temps plein (100 %) du lundi au vendredi de 9h à 17h (1/2 h de temps de repas comptabilisé dans le temps de travail).
- Remplacement des autres secrétaires du pôle en cas d’absence, avec la prise de la ligne téléphonique si besoin.
G- Evolution du poste
- En fonction de l’activité, du projet de l’établissement
- En fonction du projet professionnel de l’agent
- Possibilité d’accéder au grade d’AMA par concours
Personne à contacter
Les dossiers de candidatures sont à faire parvenir à :
Centre Hospitalier de Soissons
Monsieur Yannick GIRAULT
Directeur des Ressources Humaines
46 avenue du Général De Gaulle
02200 SOISSONS
ou par mail à secretariat.drh@ch-soissons.fr
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